Quando você exclui um período ou edita sua grade de horários e isso deixa atendimentos já agendados fora da disponibilidade cadastrada, a confirmação acontece em 2 etapas.
Antes de concluir, você verá quantos atendimentos serão afetados, poderá escolher o que fazer com eles e entenderá, na própria tela, como cada opção funciona.
Onde fica?
Acesse Config. de agenda → Meus horários e localize a lista Períodos já cadastrados.
Em cada período, clique no ícone de lixeira para excluir a disponibilidade ou no ícone de lápis para editar.
Qual é o passo a passo na exclusão de um período?
- Atendimentos fora da grade: confira quantos atendimentos já agendados ficarão sem disponibilidade e escolha se deseja mantê-los no horário original ou reagendá-los automaticamente.
- Excluir disponibilidade: confira o resumo da operação e clique em Sim, excluir para confirmar.
Clique em Voltar para retornar à etapa anterior.
Qual é o passo a passo na edição da grade?
Altere os dias e horários do período e clique em Salvar.
Se a nova grade deixar atendimentos já agendados fora da disponibilidade, você deverá seguir estas etapas:
- Atendimentos fora da grade: escolha como deseja tratar os atendimentos afetados, utilizando as mesmas opções disponíveis na exclusão.
- Salvar configurações: confira o resumo e confirme a alteração da grade.
Etapa 1 · Atendimentos fora da grade: o que você verá?
Um alerta mostrará a quantidade de atendimentos afetados e quando eles estão agendados. A mensagem varia conforme a ação:
- Exclusão: "6 atendimentos já marcados ficam sem disponibilidade entre 06/11 e 13/11, com a exclusão deste período".
- Edição: "4 atendimentos já marcados ficam fora da sua nova grade em 09/11, das 08:00 às 12:40, com a alteração da grade".
Em seguida, escolha uma das opções:
- Manter nos horários agendados
- Reagendar automaticamente os atendimentos conflitantes (com a tag Automático).
Ao selecionar uma opção, consulte o bloco Como funciona para entender o que acontecerá com os atendimentos.
O que acontece se você escolher "Manter nos horários agendados"?
Os atendimentos continuarão no horário original e aparecerão na agenda de atendimentos com o destaque amarelo Requer atenção.
Você deverá decidir o que fazer com cada atendimento: realizá-lo mesmo sem disponibilidade cadastrada, remarcar ou cancelar manualmente.
Depois de concluir a operação, acesse Atendimentos → Agenda de atendimentos ou Atendimentos → Lista de atendimentos para gerenciar esses atendimentos.
O que acontece se você escolher "Reagendar automaticamente os atendimentos conflitantes"?
O sistema reagendará os atendimentos sem que você precise realizar ações manuais, seguindo as regras de realocação do CRM (Medicina), descritas na seção Quais são as regras de realocação por conselho?
Os atendimentos que não encontrarem horários livres conforme essas regras serão cancelados.
Dica: pacientes com horário fixo (recorrência) geralmente já ocupam o mesmo horário na semana seguinte. Por isso, mantenha horários livres próximos às datas afetadas para aumentar as chances de manter esses atendimentos.
Existem períodos de disponibilidade extra, como na ausência?
Não. Ao excluir ou editar uma disponibilidade, o reagendamento automático utiliza apenas os horários livres da sua agenda e, quando aplicável, de outros profissionais da mesma especialidade.
Etapa 2 · Excluir ou editar disponibilidade: o que você precisa conferir?
Antes de confirmar, o sistema apresentará uma tabela com o resumo da operação:
- Período: datas de início e fim do período.
- Ação: informa o que será realizado, como "Excluir a disponibilidade deste período".
- Atendimentos afetados: quantidade de atendimentos impactados e intervalo de datas.
- Tratamento: opção escolhida na etapa anterior.
Abaixo da tabela, uma mensagem reforçará o que acontecerá com os atendimentos.
Confira as informações e clique em Sim, excluir para confirmar a exclusão.
Quais são as regras de realocação por conselho?
No reagendamento automático, o sistema segue as regras do CRM (Medicina) em ordem e interrompe a busca assim que encontra um horário livre.
| Ordem | Onde o sistema busca | Critério |
|---|---|---|
| 1 | Mesmo profissional | Próximo horário livre, em até 72 horas após a data original. |
| 2 | Mesmo profissional | Horário livre imediatamente anterior, em até 24 horas antes da data original. |
| 3 | Mesmo profissional | Próximo horário livre, em até 7 dias após a data original. |
| 4 | Outro profissional da mesma especialidade | Primeiro horário livre a partir da data original, aplicando os mesmos critérios das regras 1 a 3 e considerando apenas profissionais do corpo clínico da clínica do paciente. |
| 5 | Cancelamento | Se não houver horário disponível nas opções anteriores, o atendimento será cancelado. |
Regras que valem para todos os conselhos:
- Se a clínica do paciente não permitir que você realize agendamentos ou reagendamentos, todos os atendimentos afetados serão cancelados.
- Se o plano do paciente retornar uma negativa na autorização da consulta, o reagendamento será bloqueado e o atendimento será cancelado.
- O sistema nunca reagendará um atendimento para um horário já ocupado por outro paciente.
O paciente é avisado quando o atendimento é remarcado ou cancelado?
Sim. No reagendamento automático, o paciente recebe um e-mail e uma mensagem pelo WhatsApp com o novo horário ou o aviso de cancelamento.
O conteúdo da mensagem varia conforme o resultado: atendimento reagendado com o mesmo profissional, reagendado com outro profissional ou cancelado. Também considera se a clínica permite ou não que o paciente faça login na plataforma.
Se você escolher Manter nos horários agendados, nada muda para o paciente até que você realize o reagendamento ou cancelamento manualmente.
Qualquer dúvida, nossa equipe está à disposição para ajudar. Fale conosco pelo WhatsApp:📱 (11) 91474-4607